Automatyczny odczyt faktur dla biur rachunkowych
Operavi to program dla biura rachunkowego, który czyta faktury i dokumenty Twoich klientów, rozpoznaje, do której firmy należą, i przygotowuje dane do zaksięgowania. Bez definiowania szablonów pod każdego kontrahenta.
14 dni testów · bez karty kredytowej · bez zobowiązań
Problem nie polega na tym, że dokumentów jest dużo
Polega na tym, że każdy wygląda inaczej. Faktura z hurtowni, skan od podwykonawcy, zdjęcie paragonu zrobione telefonem przez klienta, załącznik w mailu bez tytułu - a wszystko trzeba rozpoznać, przypisać do właściwej firmy i przepisać do systemu.
- Dane z dokumentu trzeba przepisać ręcznie - numer, daty, kwoty, kontrahenta.
- Przy kilkudziesięciu klientach naraz najwięcej czasu zjada samo rozdzielanie dokumentów między firmy.
- Klienci przysyłają dokumenty trzema kanałami naraz: mailem, przez telefon i w papierze.
- Pomyłka w przepisaniu wychodzi dopiero przy uzgodnieniach albo przy JPK.
Automatyzacja księgowości w biurze rachunkowym
Automatyzacja księgowości nie musi oznaczać wymiany systemu, wdrożenia nowego planu kont ani zmiany sposobu pracy biura. Najwięcej czasu zajmuje etap przed księgowaniem: odbiór dokumentów, ich segregowanie, odczytanie danych i przypisanie do właściwego klienta.
Operavi to oprogramowanie dla biur rachunkowych, które automatyzuje dokładnie ten fragment. Odczytuje dane z faktur, skanów i zdjęć, rozpoznaje, do której firmy należą, i przygotowuje je do przekazania do Twojego programu księgowego. Księgowy nie przepisuje ręcznie numerów, dat, kwot ani danych kontrahenta.
- Mniej czasu na przepisywanie danych z dokumentów.
- Mniej pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania.
- Szybsze przypisywanie dokumentów do właściwych klientów.
- Uporządkowane archiwum z wyszukiwaniem po kliencie, dacie i odczytanych polach.
- Możliwość obsługi większej liczby klientów bez proporcjonalnego wzrostu pracy administracyjnej.
Program księgowy pozostaje taki sam. Operavi działa przed nim, przygotowując dane do dalszej pracy.
AI w księgowości zamiast szablonów i ręcznego odczytu
Biuro rachunkowe dostaje dokumenty od setek różnych kontrahentów i każdy może wyglądać inaczej. Dlatego Operavi wykorzystuje AI w księgowości do analizy treści dokumentu, a nie jego układu graficznego - nie trzeba definiować osobnego szablonu dla każdego wystawcy.
System rozpoznaje między innymi:
- Numer dokumentu.
- Datę wystawienia i termin płatności.
- Kwoty netto, VAT i brutto.
- Walutę.
- Dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami.
- Numery NIP obu stron.
AI pomaga też przypisać dokument do właściwego klienta biura. Jeśli dokument przyszedł z adresu e-mail klienta, system korzysta z danych nadawcy. Gdy tej informacji brakuje, dopasowuje dokument na podstawie danych odczytanych z jego treści. Każdy odczytany dokument pozostaje dostępny razem z oryginałem, więc dane można sprawdzić przed eksportem do programu księgowego.
Jak to działa
Trzy kroki, bez konfigurowania szablonów pod poszczególnych kontrahentów.
- 1
Dokument trafia do systemu
Wgrany w przeglądarce, sfotografowany w aplikacji na telefonie albo wysłany mailem na indywidualny adres konta. Klient może wysyłać dokumenty bezpośrednio na ten adres.
- 2
System odczytuje dane
Rozpoznaje numer dokumentu, daty, kwoty netto, VAT i brutto, walutę, dane sprzedawcy i nabywcy wraz z NIP-em. Działa na PDF-ach, zdjęciach i skanach.
- 3
Dane są gotowe do eksportu
Dokument zostaje przypisany do właściwego klienta, a dane możesz pobrać jako CSV, XML lub XLSX albo odebrać przez API.
Ile to realnie oszczędza
Pierwsza liczba jest zmierzona na naszej produkcji. Dwie kolejne to przeliczenie przy jawnie podanym założeniu - nie chcemy podawać liczb, których nie da się sprawdzić.
Założenia: 7 minut na ręczną obsługę jednego dokumentu i 60% potencjału automatyzacji dla faktur - te same wartości, na których pracuje nasz kalkulator ROI. Przy innym czasie obsługi wynik będzie inny; policz go dla swoich danych w kalkulatorze.
Obsługa wielu klientów naraz
To jest różnica między narzędziem dla jednej firmy a narzędziem dla biura rachunkowego.
- Rozpoznanie nadawcy: dokument przysłany mailem jest dopasowywany do klienta po adresie e-mail, z którego przyszedł.
- Rozpoznanie po treści: gdy nadawca nic nie mówi, system dopasowuje dokument po danych odczytanych z samego pliku.
- Rozpoznanie własnej firmy: system odróżnia, czy dana firma jest na dokumencie sprzedawcą czy nabywcą, i oznacza dokument jako przychodowy lub kosztowy.
- Osobny folder na dysku dla każdego klienta - pliki układają się same, bez ręcznego przenoszenia.
- Scalanie duplikatów: gdy ten sam kontrahent trafi do systemu pod dwiema nazwami, można je połączyć, a dokumenty i foldery przechodzą razem z nim.
- Archiwum z wyszukiwaniem po kliencie, dacie, typie dokumentu i odczytanych polach.
Czym Operavi jest, a czym nie jest
To nie jest kolejny program księgowy, który musiałbyś wdrożyć zamiast obecnego.
Co Operavi robi
- Odczytuje dane z dokumentów: numer, daty, kwoty netto, VAT i brutto, stawkę, walutę, dane stron z NIP-em.
- Rozpoznaje, którego z Twoich klientów dotyczy dokument, i przypisuje go do właściwej firmy.
- Odróżnia dokument przychodowy od kosztowego - po tym, po której stronie stoi firma klienta.
- Przygotowuje dane do wprowadzenia: eksport CSV, XML lub XLSX, albo odbiór przez API.
Czego Operavi nie robi
- Nie prowadzi planu kont i nie robi dekretacji - to zostaje w Twoim programie księgowym.
- Nie tworzy rejestru zakupu ani rejestru sprzedaży.
- Nie generuje JPK ani deklaracji VAT.
- Nie zastępuje programu księgowego - jest warstwą przed nim.
Innymi słowy: system dla biura rachunkowego, który zdejmuje z Ciebie przepisywanie danych z dokumentów. Twój plan kont, dekretacja, rejestr zakupu i JPK zostają tam, gdzie są dziś - tylko już nie przepisujesz do nich danych ręcznie.
Gdzie trafiają dokumenty Twoich klientów
To pytanie pada w biurach rachunkowych wcześniej niż pytanie o cenę - i słusznie, bo dotyczy dokumentów powierzonych przez klientów.
- Pliki zapisujemy wyłącznie na Twoim koncie Google Drive lub Microsoft OneDrive - nie trzymamy ich na naszych serwerach.
- Podłączenie dysku jest warunkiem korzystania z systemu, nie opcją do włączenia później.
- Na naszych serwerach w Unii Europejskiej zostają tylko dane odczytane z dokumentów i informacja, gdzie leży oryginał.
- Dokumenty nie są wykorzystywane do uczenia modeli sztucznej inteligencji.
Częste pytania
Czy muszę definiować szablon dla każdego kontrahenta?
Nie. System nie działa na szablonach dopasowanych do układu graficznego dokumentu - odczytuje treść, więc radzi sobie też z fakturami, których wcześniej nie widział.
Kto odpowiada za błąd w odczycie?
Odczyt jest automatyczny i może zawierać błędy, dlatego każdy dokument zostaje w systemie razem z oryginałem i odczytanymi polami do sprawdzenia. Weryfikacja danych przed użyciem ich w księgowaniu należy do użytkownika - Operavi nie zastępuje usługi księgowej ani doradztwa podatkowego. Zasady opisuje Regulamin.
W jakim formacie odbieram dane?
CSV, XML albo XLSX - do wyboru przy eksporcie, dla pojedynczego dokumentu, wybranych dokumentów albo całego klienta. Dostępne jest też API i webhooki, jeśli chcesz odbierać dane automatycznie.
Co z dokumentami, które przyszły mailem?
Każde konto dostaje własny, indywidualny adres e-mail. Załączniki wysłane na ten adres trafiają do systemu automatycznie, a treść wiadomości zostaje zachowana razem z dokumentem.
Czy to jest automatyzacja księgowości?
Automatyzujemy ten fragment, który zajmuje najwięcej czasu i najłatwiej się myli - odczytanie danych z dokumentu i przypisanie go do właściwego klienta. Reszta pracy księgowej zostaje po Twojej stronie, w programie, którego używasz.
Jak działa AI w księgowości w praktyce?
Model odczytuje treść dokumentu zamiast dopasowywać go do sztywnego szablonu, dlatego radzi sobie z fakturami, których wcześniej nie widział. Odczyt jest automatyczny, ale nie jest nieomylny - dlatego każde pole widzisz obok oryginału i możesz je poprawić przed eksportem.
Czy mogę pracować w zespole?
Tak. Możesz zaprosić współpracowników do swojego konta - pracują na tych samych klientach i dokumentach, a dostępem zarządza właściciel konta.
Sprawdź na własnych dokumentach
Wgraj kilka faktur swoich klientów i zobacz, co system z nich odczyta. 14 dni, bez karty kredytowej.