Regulamin świadczenia usług

• Regulamin - niniejszy dokument.
• Usługodawca - podmiot świadczący usługi opisane w Regulaminie, wskazany w sekcji „Usługodawca”.
• Serwis - aplikacja internetowa Operavi dostępna pod domeną operavi.eu wraz z powiązaną aplikacją mobilną.
• Użytkownik - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Serwisu, w tym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
• Konto - indywidualny profil Użytkownika w Serwisie, utworzony po rejestracji.
• Plan - wybrany przez Użytkownika wariant subskrypcji (Trial, Start, Business, Pro, Enterprise) określający zakres i limity usług.
• Okres Rozliczeniowy - miesięczny lub roczny okres, za który naliczana jest opłata za wybrany Plan.
• Dokument - plik przesłany przez Użytkownika do Serwisu w celu automatycznej ekstrakcji danych (np. PDF, skan, zdjęcie, plik XLSX).
• Integracja zewnętrzna - połączenie Konta Użytkownika z usługą podmiotu trzeciego (Google Drive, Microsoft OneDrive, Microsoft 365) w celu przechowywania Dokumentów lub wysyłki wiadomości e-mail. Integracja z Google Drive albo Microsoft OneDrive jest warunkiem korzystania z Serwisu; integracja z Microsoft 365 jest opcjonalna.

Korzystanie z Serwisu wymaga urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej przeglądarki internetowej oraz własnego konta Google Drive albo Microsoft OneDrive, na którym przechowywane będą Dokumenty (patrz § 5). Rejestracja Konta wymaga podania adresu e-mail i ustawienia hasła oraz akceptacji niniejszego Regulaminu i Polityki Prywatności.

Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych danych podczas rejestracji oraz do zachowania poufności danych logowania. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania podejmowane w ramach jego Konta, chyba że wynikały one z winy Usługodawcy.

Serwis umożliwia zapraszanie dodatkowych członków zespołu do Konta na zasadach opisanych w panelu Ustawień - właściciel Konta odpowiada za zarządzanie dostępem członków zespołu.

Serwis umożliwia w szczególności:

• przesyłanie Dokumentów i automatyczną ekstrakcję z nich danych strukturalnych przy użyciu modeli AI,
• archiwizację i wyszukiwanie przetworzonych Dokumentów,
• przypisywanie Dokumentów do kontrahentów i zleceń,
• eksport danych w formatach CSV, XML oraz XLSX,
• wysyłkę Dokumentów do kontrahentów drogą elektroniczną, w tym poprzez opcjonalną Integrację zewnętrzną z Microsoft 365,
• udostępnianie Dokumentów kontrahentom Użytkownika poprzez dedykowany, zabezpieczony link (portal klienta) - funkcja dostępna dla Kont prowadzonych w trybie wirtualnego biura,
• przechowywanie Dokumentów wyłącznie w usłudze chmurowej Użytkownika (Google Drive lub Microsoft OneDrive), po uprzednim połączeniu takiego konta przez Użytkownika.

Okres próbny

Nowo zarejestrowane Konto otrzymuje bezpłatny okres próbny (Trial) o długości 14 dni z ograniczonym limitem stron do przetworzenia. Po jego zakończeniu korzystanie z Serwisu wymaga wykupienia jednego z Planów płatnych.

Plany płatne

Serwis oferuje Plany różniące się miesięcznym limitem stron oraz zakresem dostępnych funkcji (m.in. Start, Business, Pro, Enterprise). Aktualny cennik i zakres poszczególnych Planów dostępny jest w Serwisie oraz na stronie operavi.eu.

Rozliczenia

Opłata za wybrany Plan naliczana jest z góry za dany Okres Rozliczeniowy (miesięczny lub roczny, według wyboru Użytkownika). Limit stron w ramach Planu odnawia się na początku każdego Okresu Rozliczeniowego. Faktury za świadczone usługi wystawiane są zgodnie z danymi podanymi przez Użytkownika w ustawieniach profilu.

Zmiana i rezygnacja z Planu

Użytkownik może w każdej chwili zmienić Plan lub zrezygnować z subskrypcji poprzez ustawienia Konta. Rezygnacja skutkuje zaprzestaniem naliczania opłat od kolejnego Okresu Rozliczeniowego; Usługodawca nie zwraca opłat za już opłacony, bieżący okres, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

Korzystanie z Serwisu wymaga połączenia własnego konta Google Drive lub Microsoft OneDrive. Przesłane Dokumenty zapisywane są wyłącznie na koncie chmurowym Użytkownika - Usługodawca nie przechowuje ich kopii na własnych serwerach. Bez połączonej Integracji zewnętrznej dodanie Dokumentu nie jest możliwe.

Google Drive / Microsoft OneDrive

Użytkownik łączy własne konto Google Drive lub Microsoft OneDrive w ustawieniach Konta. Dokumenty są zapisywane wyłącznie na tym koncie chmurowym, w dedykowanym folderze aplikacji. Odłączenie Integracji zewnętrznej lub wygaśnięcie uprawnień dostępu po stronie Google/Microsoft uniemożliwia dodawanie nowych Dokumentów oraz dostęp do plików przechowywanych w ten sposób - za dostępność i integralność danych przechowywanych na koncie Google Drive/OneDrive Użytkownika odpowiada wyłącznie dostawca tej usługi (Google LLC / Microsoft Corporation) zgodnie z jego własnym regulaminem.

Microsoft 365

Użytkownik może opcjonalnie połączyć własną skrzynkę Microsoft 365, aby wiadomości e-mail do kontrahentów wysyłane były z jego firmowego adresu. Usługodawca uzyskuje w tym celu wyłącznie uprawnienie do wysyłki wiadomości w imieniu Użytkownika - nie uzyskuje dostępu do skrzynki odbiorczej ani innych danych konta Microsoft 365.

Odłączenie integracji

Użytkownik może w każdej chwili odłączyć dowolną Integrację zewnętrzną w ustawieniach Konta. Odłączenie nie usuwa plików już zapisanych na koncie chmurowym Użytkownika - pozostają one tam zgodnie z zasadami dostawcy tej usługi.

Ekstrakcja danych z Dokumentów odbywa się przy użyciu modeli sztucznej inteligencji i - mimo dokładania przez Usługodawcę należytej staranności - może zawierać błędy, nieścisłości lub pominięcia, w szczególności w przypadku dokumentów nieczytelnych, nietypowych lub sporządzonych w nietypowym formacie.

Użytkownik zobowiązany jest do weryfikacji poprawności danych wyekstrahowanych przez Serwis przed ich wykorzystaniem w celach księgowych, podatkowych lub innych celach wymagających pewności co do zgodności ze stanem faktycznym. Serwis nie zastępuje profesjonalnej usługi księgowej ani doradztwa podatkowego.

• Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami oraz postanowieniami Regulaminu.
• Zabronione jest przesyłanie do Serwisu treści niezgodnych z prawem, naruszających prawa osób trzecich lub złośliwego oprogramowania.
• Zabronione są próby nieautoryzowanego dostępu do systemów Serwisu, testy bezpieczeństwa bez zgody Usługodawcy oraz działania mogące zakłócić działanie Serwisu dla innych Użytkowników.
• Użytkownik odpowiada za zgodność z prawem przesyłanych Dokumentów, w tym za posiadanie odpowiednich podstaw do przetwarzania zawartych w nich danych osobowych osób trzecich.

Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Serwis działał prawidłowo i nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Serwisu i zastrzega sobie prawo do przerw technicznych, w tym związanych z konserwacją, aktualizacjami lub przyczynami niezależnymi od Usługodawcy (np. awarie po stronie dostawców zewnętrznych, w tym Google, Microsoft, Anthropic).

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkowników prowadzących działalność gospodarczą ograniczona jest do wysokości opłat wniesionych przez Użytkownika za bieżący Okres Rozliczeniowy, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej Usługodawcy. Ograniczenie to nie dotyczy Użytkowników będących konsumentami w rozumieniu przepisów prawa.

Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu można zgłaszać na adres e-mail wskazany w sekcji „Usługodawca”, podając opis problemu oraz dane Konta, którego reklamacja dotyczy. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania i informuje Użytkownika o wyniku rozpatrzenia drogą elektroniczną.

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z korzystania z Serwisu i zażądać usunięcia Konta poprzez ustawienia Konta lub kontakt z Usługodawcą.

Usługodawca może zawiesić lub usunąć Konto Użytkownika w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, chyba że charakter naruszenia uzasadnia natychmiastowe działanie (np. działania zagrażające bezpieczeństwu Serwisu lub innych Użytkowników).

Po usunięciu Konta dane Użytkownika przechowywane na serwerach Usługodawcy (dane Konta, metadane Dokumentów, dane kontrahentów i zleceń) zostają usunięte zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce Prywatności. Same Dokumenty nie są przechowywane na serwerach Usługodawcy - pozostają w całości na koncie Google Drive/OneDrive Użytkownika i po usunięciu Konta pozostają tam nienaruszone. Ich ewentualne usunięcie leży wyłącznie po stronie Użytkownika.

Serwis, w tym jego kod, interfejs, logo i znaki towarowe, stanowi własność Usługodawcy i podlega ochronie prawnej. Regulamin nie przenosi na Użytkownika żadnych praw własności intelektualnej do Serwisu poza niewyłączną licencją na korzystanie z niego zgodnie z jego przeznaczeniem.

Dokumenty przesyłane przez Użytkownika oraz dane z nich wyekstrahowane pozostają własnością Użytkownika. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usług opisanych w Regulaminie.

Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników opisane są w odrębnym dokumencie - Polityce Prywatności, dostępnej w Serwisie.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, w szczególności w związku ze zmianą zakresu świadczonych usług, zmianą przepisów prawa lub względami technicznymi. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony konsumentów, które mogą przewidywać właściwość innego sądu.

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji w Serwisie.