Términos y condiciones del servicio

• Términos - el presente documento.
• Proveedor - la entidad que presta los servicios descritos, indicada en la sección «Proveedor del servicio».
• Servicio - la aplicación web Operavi disponible en el dominio operavi.eu junto con la aplicación móvil asociada.
• Usuario - una persona física, jurídica o unidad organizativa que utiliza el Servicio, incluso en el marco de una actividad empresarial.
• Cuenta - el perfil individual del Usuario en el Servicio, creado tras el registro.
• Plan - el nivel de suscripción elegido por el Usuario (Trial, Start, Business, Pro, Enterprise) que define el alcance y los límites de los servicios.
• Período de facturación - el período mensual o anual por el que se cobra la cuota del Plan elegido.
• Documento - un archivo subido por el Usuario al Servicio para su extracción automática de datos (p. ej. PDF, escaneo, foto, archivo XLSX).
• Integración externa - la conexión de la Cuenta del Usuario con un servicio de terceros (Google Drive, Microsoft OneDrive, Microsoft 365) para almacenar Documentos o enviar correos electrónicos. La integración con Google Drive o Microsoft OneDrive es requisito para usar el Servicio; la integración con Microsoft 365 es opcional.

El uso del Servicio requiere un dispositivo con acceso a Internet, un navegador web actualizado y una cuenta propia de Google Drive o Microsoft OneDrive en la que se almacenarán los Documentos (véase § 5). El registro de una Cuenta requiere proporcionar una dirección de correo electrónico, establecer una contraseña y aceptar estos Términos y la Política de Privacidad.

El Usuario debe proporcionar datos veraces durante el registro y mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. El Usuario es responsable de todas las actividades realizadas a través de su Cuenta, salvo que se deban a un incumplimiento del Proveedor.

El Servicio permite invitar a miembros adicionales del equipo a una Cuenta según lo descrito en el panel de Ajustes - el propietario de la Cuenta es responsable de gestionar el acceso de los miembros del equipo.

El Servicio permite, en particular:

• subir Documentos y extraer automáticamente datos estructurados mediante modelos de IA,
• archivar y buscar los Documentos procesados,
• asignar Documentos a contratistas y pedidos,
• exportar datos en formatos CSV, XML y XLSX,
• enviar Documentos a contratistas por vía electrónica, incluso mediante la Integración externa opcional con Microsoft 365,
• compartir Documentos con los contratistas del Usuario a través de un enlace dedicado y seguro (portal del cliente) - disponible para Cuentas en modo de oficina virtual,
• almacenar los Documentos exclusivamente en el servicio en la nube propio del Usuario (Google Drive o Microsoft OneDrive), tras conectar dicha cuenta.

Período de prueba

Una Cuenta recién registrada recibe un período de prueba gratuito de 14 días con un límite reducido de páginas a procesar. Una vez finalizado, el uso del Servicio requiere la contratación de uno de los Planes de pago.

Planes de pago

El Servicio ofrece Planes que difieren en el límite mensual de páginas y en las funciones disponibles (Start, Business, Pro, Enterprise). El precio actual y el alcance de cada Plan están disponibles en el Servicio y en operavi.eu.

Facturación

La cuota del Plan elegido se cobra por adelantado para el Período de facturación correspondiente (mensual o anual, según elija el Usuario). El límite de páginas del Plan se renueva al inicio de cada Período de facturación. Las facturas se emiten según los datos proporcionados por el Usuario en los ajustes del perfil.

Cambio o cancelación del Plan

El Usuario puede cambiar su Plan o cancelar la suscripción en cualquier momento desde los ajustes de la Cuenta. La cancelación detiene la facturación a partir del siguiente Período de facturación; el Proveedor no reembolsa las cuotas ya pagadas por el período en curso, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.

El uso del Servicio requiere conectar la propia cuenta de Google Drive o Microsoft OneDrive del Usuario. Los Documentos subidos se guardan exclusivamente en la cuenta en la nube del Usuario - el Proveedor no conserva una copia en sus propios servidores. Sin una Integración externa conectada no es posible añadir un Documento.

Google Drive / Microsoft OneDrive

El Usuario conecta su propia cuenta de Google Drive o Microsoft OneDrive en los ajustes de la Cuenta. Los Documentos se guardan exclusivamente en esa cuenta en la nube, en una carpeta dedicada de la aplicación. Desconectar la Integración externa, o la expiración de los permisos de acceso por parte de Google/Microsoft, impide añadir nuevos Documentos y acceder a los archivos almacenados de esta forma - la disponibilidad e integridad de los datos almacenados en la cuenta de Google Drive/OneDrive del Usuario es responsabilidad exclusiva de dicho proveedor (Google LLC / Microsoft Corporation) conforme a sus propios términos.

Microsoft 365

El Usuario puede conectar opcionalmente su propio buzón de Microsoft 365 para que los correos electrónicos a los contratistas se envíen desde su dirección de empresa. Para ello, el Proveedor solo obtiene permiso para enviar mensajes en nombre del Usuario - no obtiene acceso a la bandeja de entrada ni a otros datos de la cuenta de Microsoft 365.

Desconexión de la integración

El Usuario puede desconectar cualquier Integración externa en cualquier momento desde los ajustes de la Cuenta. La desconexión no elimina los archivos ya guardados en la cuenta en la nube del Usuario - estos permanecen allí conforme a los términos de dicho proveedor.

La extracción de datos de los Documentos se realiza mediante modelos de inteligencia artificial y, a pesar de los esfuerzos razonables del Proveedor, puede contener errores, imprecisiones u omisiones, en particular en documentos ilegibles, atípicos o con formatos poco habituales.

El Usuario debe verificar la corrección de los datos extraídos por el Servicio antes de utilizarlos con fines contables, fiscales u otros que requieran certeza sobre su exactitud. El Servicio no sustituye a un servicio profesional de contabilidad o asesoría fiscal.

• El Usuario se compromete a utilizar el Servicio de conformidad con la ley, las buenas prácticas y estos Términos.
• Queda prohibido subir al Servicio contenido ilegal, que infrinja derechos de terceros o software malicioso.
• Quedan prohibidos los intentos de acceso no autorizado a los sistemas del Servicio, las pruebas de seguridad sin el consentimiento del Proveedor y las acciones que puedan perturbar el Servicio para otros Usuarios.
• El Usuario es responsable de la legalidad de los Documentos subidos, incluyendo contar con una base legal adecuada para el tratamiento de los datos personales de terceros que contengan.

El Proveedor realiza esfuerzos razonables para que el Servicio funcione correctamente y de forma continua, pero no garantiza su disponibilidad ininterrumpida y se reserva el derecho a interrupciones técnicas, incluidas las relacionadas con mantenimiento, actualizaciones o causas ajenas al Proveedor (p. ej. fallos por parte de proveedores externos, incluidos Google, Microsoft, Anthropic).

La responsabilidad del Proveedor frente a Usuarios que actúen en el ejercicio de una actividad empresarial se limita al importe de las cuotas abonadas por el Usuario durante el Período de facturación en curso, salvo que el daño se deba a dolo del Proveedor. Esta limitación no se aplica a Usuarios que tengan la condición de consumidores conforme a la ley aplicable.

Las reclamaciones sobre el funcionamiento del Servicio pueden enviarse a la dirección de correo electrónico indicada en la sección «Proveedor del servicio», describiendo el problema y la Cuenta afectada. El Proveedor atiende las reclamaciones en un plazo de 14 días desde su recepción e informa al Usuario del resultado por vía electrónica.

El Usuario puede dejar de utilizar el Servicio y solicitar la eliminación de su Cuenta en cualquier momento a través de los ajustes de la Cuenta o contactando con el Proveedor.

El Proveedor puede suspender o eliminar la Cuenta de un Usuario en caso de incumplimiento grave de estos Términos, previo requerimiento para cesar el incumplimiento, salvo que la naturaleza de este justifique una actuación inmediata (p. ej. acciones que pongan en peligro la seguridad del Servicio o de otros Usuarios).

Tras la eliminación de la Cuenta, los datos del Usuario almacenados en los servidores del Proveedor (datos de la Cuenta, metadatos de los Documentos, datos de contratistas y pedidos) se eliminan conforme a la Política de Privacidad. Los Documentos en sí no se almacenan en los servidores del Proveedor: permanecen íntegramente en la cuenta de Google Drive/OneDrive del Usuario y siguen allí intactos tras la eliminación de la Cuenta. Su eliminación corresponde exclusivamente al Usuario.

El Servicio, incluidos su código, interfaz, logotipo y marcas, es propiedad del Proveedor y está protegido legalmente. Estos Términos no transfieren al Usuario ningún derecho de propiedad intelectual sobre el Servicio, salvo una licencia no exclusiva para utilizarlo conforme a su finalidad.

Los Documentos subidos por el Usuario y los datos extraídos de ellos siguen siendo propiedad del Usuario. El Proveedor los trata únicamente para prestar los servicios descritos en estos Términos.

Las normas de tratamiento de los datos personales de los Usuarios se describen en un documento independiente - la Política de Privacidad, disponible en el Servicio.

El Proveedor se reserva el derecho de modificar estos Términos, en particular en relación con cambios en el alcance de los servicios prestados, cambios legales o motivos técnicos. Los Usuarios serán informados de los cambios por vía electrónica o mediante un aviso en el Servicio con al menos 14 días de antelación. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor de los cambios implica su aceptación.

En lo no regulado por estos Términos, se aplicará la legislación polaca, incluidos el Código Civil y la Ley de Prestación de Servicios Electrónicos.

Los posibles litigios se resolverán ante el tribunal competente del domicilio del Proveedor, sin perjuicio de las disposiciones imperativas de protección de los consumidores que puedan indicar un tribunal competente distinto.

Estos Términos entran en vigor en la fecha de su publicación en el Servicio.