Allgemeine Geschäftsbedingungen

• AGB - dieses Dokument.
• Anbieter - die im Abschnitt „Anbieter“ genannte Stelle, die die beschriebenen Leistungen erbringt.
• Dienst - die Webanwendung Operavi unter der Domain operavi.eu samt zugehöriger mobiler App.
• Nutzer - eine natürliche Person, juristische Person oder Organisationseinheit, die den Dienst nutzt, auch im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit.
• Konto - das individuelle Profil des Nutzers im Dienst, das bei der Registrierung angelegt wird.
• Tarif - das vom Nutzer gewählte Abonnement (Trial, Start, Business, Pro, Enterprise) mit jeweiligem Leistungsumfang und Limits.
• Abrechnungszeitraum - der monatliche oder jährliche Zeitraum, für den die Gebühr für den gewählten Tarif berechnet wird.
• Dokument - eine vom Nutzer zur automatischen Datenextraktion hochgeladene Datei (z. B. PDF, Scan, Foto, XLSX-Datei).
• Externe Integration - die Verbindung des Nutzerkontos mit einem Drittanbieterdienst (Google Drive, Microsoft OneDrive, Microsoft 365) zur Speicherung von Dokumenten oder zum E-Mail-Versand. Eine Integration mit Google Drive oder Microsoft OneDrive ist Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes; die Microsoft-365-Integration ist optional.

Die Nutzung des Dienstes erfordert ein Gerät mit Internetzugang, einen aktuellen Webbrowser sowie ein eigenes Google-Drive- oder Microsoft-OneDrive-Konto, in dem die Dokumente gespeichert werden (siehe § 5). Die Registrierung eines Kontos erfordert die Angabe einer E-Mail-Adresse, die Festlegung eines Passworts sowie die Annahme dieser AGB und der Datenschutzerklärung.

Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen und seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln. Der Nutzer haftet für alle über sein Konto vorgenommenen Handlungen, sofern diese nicht auf ein Verschulden des Anbieters zurückzuführen sind.

Der Dienst ermöglicht die Einladung weiterer Teammitglieder zu einem Konto gemäß den Einstellungen im Bereich „Einstellungen“ - der Kontoinhaber ist für die Verwaltung des Zugriffs der Teammitglieder verantwortlich.

Der Dienst ermöglicht insbesondere:

• das Hochladen von Dokumenten und die automatische Extraktion strukturierter Daten mittels KI-Modellen,
• die Archivierung und Suche verarbeiteter Dokumente,
• die Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftspartnern und Aufträgen,
• den Export von Daten in den Formaten CSV, XML und XLSX,
• den elektronischen Versand von Dokumenten an Geschäftspartner, u. a. über die optionale Externe Integration mit Microsoft 365,
• die Bereitstellung von Dokumenten für Geschäftspartner des Nutzers über einen dedizierten, gesicherten Link (Kundenportal) - verfügbar für Konten im Modus „Virtuelles Büro“,
• die Speicherung von Dokumenten ausschließlich im eigenen Cloud-Dienst des Nutzers (Google Drive oder Microsoft OneDrive), nachdem der Nutzer ein solches Konto verbunden hat.

Testzeitraum

Ein neu registriertes Konto erhält einen kostenlosen 14-tägigen Testzeitraum mit reduziertem Seitenlimit. Nach dessen Ablauf erfordert die weitere Nutzung des Dienstes den Erwerb eines kostenpflichtigen Tarifs.

Kostenpflichtige Tarife

Der Dienst bietet Tarife mit unterschiedlichen monatlichen Seitenlimits und Funktionsumfängen (Start, Business, Pro, Enterprise). Die aktuellen Preise und der Leistungsumfang der einzelnen Tarife sind im Dienst sowie unter operavi.eu einsehbar.

Abrechnung

Die Gebühr für den gewählten Tarif wird im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich, je nach Wahl des Nutzers) berechnet. Das Seitenlimit des Tarifs erneuert sich zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums. Rechnungen werden auf Grundlage der vom Nutzer in den Profileinstellungen angegebenen Daten ausgestellt.

Tarifwechsel und Kündigung

Der Nutzer kann seinen Tarif jederzeit über die Kontoeinstellungen ändern oder das Abonnement kündigen. Die Kündigung beendet die Abrechnung ab dem nächsten Abrechnungszeitraum; bereits gezahlte Gebühren für den laufenden Zeitraum werden nicht erstattet, sofern zwingendes Recht nichts anderes vorsieht.

Die Nutzung des Dienstes setzt die Verbindung eines eigenen Google-Drive- oder Microsoft-OneDrive-Kontos voraus. Hochgeladene Dokumente werden ausschließlich im Cloud-Konto des Nutzers gespeichert - der Anbieter behält keine Kopie auf eigenen Servern. Ohne verbundene Externe Integration ist das Hinzufügen eines Dokuments nicht möglich.

Google Drive / Microsoft OneDrive

Der Nutzer verbindet sein eigenes Google-Drive- oder Microsoft-OneDrive-Konto in den Kontoeinstellungen. Dokumente werden ausschließlich in diesem Cloud-Konto, in einem dedizierten App-Ordner, gespeichert. Das Trennen der Externen Integration oder der Ablauf der Zugriffsrechte auf Google-/Microsoft-Seite verhindert das Hinzufügen neuer Dokumente sowie den Zugriff auf so gespeicherte Dateien - für Verfügbarkeit und Integrität der im Google-Drive-/OneDrive-Konto des Nutzers gespeicherten Daten ist ausschließlich der jeweilige Dienstanbieter (Google LLC / Microsoft Corporation) gemäß dessen eigenen Bedingungen verantwortlich.

Microsoft 365

Der Nutzer kann optional sein eigenes Microsoft-365-Postfach verbinden, damit E-Mails an Geschäftspartner von seiner Firmenadresse versendet werden. Der Anbieter erhält hierfür ausschließlich die Berechtigung, im Namen des Nutzers Nachrichten zu versenden - er erhält keinen Zugriff auf den Posteingang oder andere Daten des Microsoft-365-Kontos.

Trennung der Integration

Der Nutzer kann jede Externe Integration jederzeit über die Kontoeinstellungen trennen. Das Trennen löscht keine bereits im Cloud-Konto des Nutzers gespeicherten Dateien - diese verbleiben dort gemäß den Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

Die Datenextraktion aus Dokumenten erfolgt mittels Modellen künstlicher Intelligenz und kann - trotz angemessener Sorgfalt des Anbieters - Fehler, Ungenauigkeiten oder Auslassungen enthalten, insbesondere bei unleserlichen, untypischen oder untypisch formatierten Dokumenten.

Der Nutzer ist verpflichtet, die vom Dienst extrahierten Daten vor deren Verwendung zu buchhalterischen, steuerlichen oder anderen Zwecken, die Gewissheit über die sachliche Richtigkeit erfordern, zu überprüfen. Der Dienst ersetzt keine professionelle Buchhaltungs- oder Steuerberatung.

• Der Nutzer verpflichtet sich, den Dienst im Einklang mit geltendem Recht, guten Sitten und diesen AGB zu nutzen.
• Das Hochladen rechtswidriger Inhalte, Inhalte, die Rechte Dritter verletzen, oder schädlicher Software ist untersagt.
• Versuche eines unautorisierten Zugriffs auf Systeme des Dienstes, Sicherheitstests ohne Zustimmung des Anbieters sowie Handlungen, die den Dienst für andere Nutzer stören könnten, sind untersagt.
• Der Nutzer ist für die Rechtmäßigkeit hochgeladener Dokumente verantwortlich, einschließlich einer angemessenen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung darin enthaltener personenbezogener Daten Dritter.

Der Anbieter bemüht sich um einen korrekten und unterbrechungsfreien Betrieb des Dienstes, garantiert jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit und behält sich technische Unterbrechungen vor, u. a. für Wartung, Updates oder Gründe außerhalb seines Einflussbereichs (z. B. Ausfälle bei Drittanbietern wie Google, Microsoft, Anthropic).

Die Haftung des Anbieters gegenüber gewerblich handelnden Nutzern ist auf die für den laufenden Abrechnungszeitraum gezahlten Gebühren beschränkt, sofern der Schaden nicht vorsätzlich durch den Anbieter verursacht wurde. Diese Beschränkung gilt nicht für Nutzer, die Verbraucher im Sinne des geltenden Rechts sind.

Reklamationen zur Funktionsweise des Dienstes können an die im Abschnitt „Anbieter“ genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden, unter Angabe einer Problembeschreibung und des betroffenen Kontos. Der Anbieter bearbeitet Reklamationen innerhalb von 14 Tagen nach Eingang und informiert den Nutzer elektronisch über das Ergebnis.

Der Nutzer kann die Nutzung des Dienstes jederzeit beenden und die Löschung seines Kontos über die Kontoeinstellungen oder durch Kontaktaufnahme mit dem Anbieter beantragen.

Der Anbieter kann das Konto eines Nutzers bei schwerwiegendem Verstoß gegen diese AGB nach vorheriger Aufforderung zur Unterlassung sperren oder löschen, sofern die Art des Verstoßes kein sofortiges Handeln erfordert (z. B. Handlungen, die die Sicherheit des Dienstes oder anderer Nutzer gefährden).

Nach Löschung des Kontos werden die auf den Servern des Anbieters gespeicherten Daten des Nutzers (Kontodaten, Dokument-Metadaten, Geschäftspartner- und Auftragsdaten) gemäß der Datenschutzerklärung gelöscht. Die Dokumente selbst werden nicht auf den Servern des Anbieters gespeichert - sie verbleiben vollständig im Google-Drive-/OneDrive-Konto des Nutzers und bleiben dort auch nach der Kontolöschung unberührt. Deren Löschung obliegt ausschließlich dem Nutzer.

Der Dienst, einschließlich Code, Benutzeroberfläche, Logo und Marken, ist Eigentum des Anbieters und rechtlich geschützt. Diese AGB übertragen dem Nutzer keine Rechte des geistigen Eigentums am Dienst, außer einer einfachen Lizenz zur bestimmungsgemäßen Nutzung.

Vom Nutzer hochgeladene Dokumente und daraus extrahierte Daten bleiben Eigentum des Nutzers. Der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich zur Erbringung der in diesen AGB beschriebenen Leistungen.

Die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer sind in einem separaten Dokument - der Datenschutzerklärung - im Dienst beschrieben.

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB zu ändern, insbesondere im Zusammenhang mit Änderungen des Leistungsumfangs, gesetzlichen Änderungen oder technischen Gründen. Nutzer werden über Änderungen elektronisch oder per Hinweis im Dienst mit mindestens 14-tägigem Vorlauf informiert. Die weitere Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als deren Annahme.

In nicht durch diese AGB geregelten Angelegenheiten gilt polnisches Recht, einschließlich des Zivilgesetzbuchs und des Gesetzes über elektronische Dienstleistungen.

Etwaige Streitigkeiten werden vom für den Sitz des Anbieters zuständigen Gericht entschieden, vorbehaltlich zwingender verbraucherschützender Vorschriften, die ein anderes zuständiges Gericht vorsehen können.

Diese AGB treten mit dem Datum der Veröffentlichung im Dienst in Kraft.